En introduktion till effektiv fakturering

En betalning har alltid minst två parter: avsändare och mottagare. Detta enkla fenomen tycks dock många företagare glömma – då de enbart utvärderar kundernas beteenden när det kommer till betalningar. De egna processerna – som en effektiv fakturering – glöms bort.

– Definitionen av en “effektiv fakturering” kan man naturligtvis diskutera, säger Jan Hansson, Vice President Debt Collection på Klarna samt huvudkursledare på Konsten att få betalt. Någonting jag ofta ser är företag som inte fakturerar direkt då de levererat, utan istället periodvis, exempelvis endast två gånger per månad. Det är inte effektiv fakturering.

Du menar att du som individ redan vid faktureringen kan ge det egna företaget bästa tänkbara utgångsposition?

– Ungefär så. Om du som företag exempelvis tillämpar 30 dagars betalningsvillkor så innebär faktiskt inte detta att du i genomsnitt ger dina kunder 30 dagars kredit – utan att det varierar från 30 dagar (om fakturerat samma dag som leverans) men likväl kan bli 45 dagar (om du skulle fakturera enligt en annan periodisering). I genomsnitt ger du då 36,5 dagars kredit och inte 30 dagar. Redan där har du i din egen struktur givit ditt företag en nackdel.

Fundamental förbättring! Fler tips?

– Ett misstag som många fakturerande företag gör är att de inte är tillräckligt noga med att ange kunden företagsnamn (firma) på ett korrekt sätt, vilket kan göra att kunden skickar tillbaka fakturan, med försenad betalning som följd. Helt onödigt. Vid avtalstillfället bör det vara standard att också fråga vem man sedermera ska fakturera. Jag ser ofta företag som inte ställer den frågan och sedan  fakturerar fel adress eller person. Då är det klart att du inte får betalt i tid.

För ett vanligt mellanstort företag – som aldrig tidigare aktivt arbetat med “att få betalt” – hur stor skillnad kan ett sådant arbete göra?

– Jag skulle påstå att de allra flesta affärer som görs idag är någon form av kreditaffärer och då blir det naturligtvis också väldigt viktig hur man arbetar med detta. Kreditförluster slår direkt på resultaträkningen, det vill säga i form av minskad vinst. Ett effektiv kredithanteringsarbete handlar inte bara om att "minska" kreditförluster utan också om hur man kan öka sitt företags omsättning genom att möjliggöra fler affärer, utan att öka risken.

– Varje dag går dussintals små och medelstora företag i konkurs runt om i EU för att deras fakturor inte betalats i tid. Det är många gånger företag som egentligen har solida affärsidéer och borde vara lönsamma, men som inte får betalt i tid. Får de inte betalt för de fakturor de skickar, så kan de en dag naturligtvis inte betala sina egna heller.

Jan Hansson leder kursen Konsten att få betalt på CREDMA – The School of Credit Management. Den ingår i Sveriges mest eftertraktade kreditexamen – Diplomerad Credit Controller.